Ett fel i bokföringen får rättas, men inte hur som helst. Bokföringslagen (BFL) och Bokföringsnämndens (BFN) allmänna råd säger hur en rättelse ska göras och hur länge underlagen ska sparas. Den här texten sammanfattar reglerna med hänvisning till lagtexten. Det finns inga nya krav från 2025 på det här området; reglerna nedan gäller sedan tidigare.
Kort sammanfattning
- En rättelse ska visa när den gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 5 § BFL).
- I en datorbaserad bokföring rättas en bokföringspost med en särskild rättelsepost, som är en ny bokföringspost med egen verifikation (BFNAR 2013:2 punkt 2.17 och 2.18).
- Det som är bokfört ska vara varaktigt: det ska inte kunna raderas eller göras oläsligt (BFNAR 2013:2 punkt 2.1).
- Räkenskapsinformation sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § BFL).
Rättelse av en bokföringspost
Lagtexten är kort. Enligt 5 kap. 5 § BFL gäller: "Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den." Sker rättelsen med en särskild rättelsepost ska det också gå att utan svårighet se rättelsen när man granskar den rättade posten.
BFN preciserar hur det görs:
- Punkt 2.17: i en datorbaserad bokföring ska en bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost. Att stryka över och skriva det rätta intill är bara tillåtet i manuell bokföring, och bara om posten inte har påverkat summeringar.
- Punkt 2.18: rättelseposten är en ny bokföringspost och ska dokumenteras med en verifikation.
I kommentaren till punkt 2.17 skriver BFN att rättelseposten ska bokföras i den redovisningsperiod då felet upptäcktes. Upptäcks felet innan arbetet med perioden är avslutat, till exempel vid avstämningen av februari i början av mars, hänförs rättelsen till februari.
Samma krav på uppgift om när och av vem gäller när en verifikation rättas (5 kap. 9 § BFL).
Varför bokföringen ska vara varaktig
BFN:s allmänna råd punkt 2.1 säger att bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt, så att det som har bokförts inte kan raderas eller på annat sätt göras oläsligt. I ett bokföringsprogram är en post varaktig när registreringen inte kan tas bort eller ändras. Enligt BFN:s kommentar räknas så kallad preliminär bokföring, där poster kan raderas eller ändras tills man aktivt låser dem, inte som bokförd förrän den är låst. Det är alltså varaktigheten som är kravet, inte en viss funktion som heter "periodlåsning".
Hur länge underlagen ska sparas
Enligt 7 kap. 2 § BFL ska räkenskapsinformationen bevaras "fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades". Handlingarna ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. Exempel: för ett räkenskapsår som slutar den 31 december 2026 ska underlagen sparas till och med den 31 december 2033.
Några saker som ofta missas:
- Ett kvitto eller en faktura som kommit in elektroniskt ska sparas i det format och med det innehåll det hade när det kom till företaget (7 kap. 1 § BFL).
- Pappersoriginal får förstöras efter att informationen överförts till en annan handling, till exempel en inskanning, men bara om överföringen inte innebär risk för att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 § BFL).
- Förvaras elektronisk räkenskapsinformation i ett annat EU-land gäller särskilda villkor i 7 kap. 3 a § BFL, bland annat att platsen anmäls till Skatteverket.
- Företaget ska också ha systemdokumentation och behandlingshistorik som gör det möjligt att följa hur bokföringsposterna har behandlats (5 kap. 11 § BFL).
Så fungerar det i OmniFaktura
OmniFaktura har ingen funktion för att ändra raderna i ett sparat verifikat. När du rättar ett verifikat skapar programmet ett rättelseverifikat som återför originalet i sin helhet och ett nytt verifikat med de rätta raderna. Båda får datum (dagens datum som standard) och nästa lediga nummer i serien, och originalet finns kvar orört. Rättelsen görs alltså med en särskild rättelsepost och en egen verifikation, så som punkt 2.17 och 2.18 beskriver. Verifikat som skapats från en faktura, ett kvitto eller en lönekörning rättas via underlaget, till exempel med en kreditfaktura.
Källor
- Bokföringslag (1999:1078), riksdagen.se
- BFN: Vägledning Bokföring (BFNAR 2013:2), uppdaterad 2024-09-16
Texten är en sammanfattning och ersätter inte rådgivning. Senast granskad 2026-10-18 av OmniFaktura.